Tweewieler Club Vols {TWC Vols}, verzamelt en verwerkt diverse (persoons) gegevens bij het gebruik van haar website www.twcvols.nl en haar Social Media kanalen en in de uitvoering van haar dienstverlening. TWC Vols doet er alles aan om je persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen en daar zorgvuldig mee om te gaan.
Voordat je lid wordt van TWC Vols en/of een account aanmaakt op en gebruik maakt van onze website www.twcvols.nl (hierna; de website) of je abonneert op onze Social Media kanalen of de nieuwsbrief, raden wij je aan onderstaand privacy beleid aandachtig door te nemen. Het privacy beleid beschrijft op welke wijze TWC Vols omgaat met het verwerken van persoonsgegevens. Onze werkwijze is in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Wij kunnen ons privacy beleid van tijd tot tijd wijzigen.
Wat zijn persoonsgegevens en wat is de grondslag van de verwerking van persoonsgegevens door TWC Vols?
Persoonsgegevens zijn gegevens die een natuurlijk persoon direct of indirect kunnen identificeren.
Volgens de wetgeving mogen persoonsgegevens alleen worden verwerkt als daarvoor een wettelijke verplichting geldt, dat gebeurt op basis van een gesloten overeenkomst, daarvoor toestemming is gegeven of dit noodzakelijk is in verband met de gerechtvaardigde belangen van de partij die de gegevens verwerkt. TWC Vols verwerkt jouw persoonsgegevens in eerste instantie in verband met het door jou afgesloten lidmaatschap. De andere grondslagen kunnen daaruit voortvloeien.
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Wij verwerken alleen de persoonsgegevens die nodig zijn om onze diensten te leveren. Om een lidmaatschap af te sluiten verwerken wij de volgende gegevens: naam, adres, telefoonnummer(s), e-mailadres, geboortedatum, geslacht. Bij het individueel lidmaatschap registeren wij ook jouw bankrekeningnummer voor het incasseren van het lidmaatschapsgeld en de vergoeding voor de eventueel door jou afgenomen aanvullende diensten.
Overige persoonsgegevens die je actief verstrekt in correspondentie of telefonisch contact worden uiteraard ook door ons verwerkt maar enkel voor de doeleinden waarvoor deze zijn verkregen, zoals hieronder nader omschreven.
Waarom hebben wij persoonsgegevens nodig?
TWC Vols verwerkt jouw persoonsgegevens, voor de volgende doelen:
- Het registreren van jouw lidmaatschap;
- Indien je je daarvoor hebt aangemeld, het verzenden van onze nieuwsbrief;
- Het afhandelen van bestellingen van producten en/of diensten
- Het delen van jouw persoonsgegevens met derden zoals de NTFU en kledingfabrikanten
- Je te bellen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren;
- Je te informeren over wijzigingen van diensten en producten;
- Het afhandelen van klachten of het beantwoorden van vragen, het uitvoeren van audits en het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
- Het opvolgen van meldingen c.q. incidenten op het gebied van seksuele intimidatie en overig grensoverschrijdend gedrag;
- Uitvoeren van tuchtrecht;
- Uitvoeren van opleidingen, cursussen en bijscholingen;
Hoe lang bewaren wij de verkregen persoonsgegevens?
Wij bewaren je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens zijn verkregen. Het uitgangspunt is daarbij dat persoonsgegevens niet langer dan 1 jaar na de einddatum van het lidmaatschap worden bewaard. In de financiële administratie worden jouw gegevens volgens de wettelijke termijn nog 7 jaar bewaard. Een uitzondering geldt als er sprake is van een geschil. TWC Vols zal de persoonsgegevens in haar belang bewaren ten einde nakoming van haar rechten te kunnen vorderen of adequaat verweer te kunnen voeren tegen claims.
TWC Vols onderhoudt een archief waarin beeldmateriaal, verslagen van vergaderingen en namen en contactgegevens van de leden worden opgeslagen. Van de TWC Vols-leden die een actieve functie hebben bekleed zullen de contactgegevens worden opgenomen in het TWC Vols alumniregister zodat de betreffende personen in de toekomst geïnformeerd kunnen worden en uitgenodigd voor bijzondere gelegenheden.
Met wie delen wij persoonsgegevens?
Wij zullen jouw persoonsgegevens niet aan derden verkopen. Indien wij persoonsgegevens aan derden verstrekken dan doen wij dit omdat dit nodig is voor de uitvoering van het door jou afgesloten lidmaatschap of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
TWC Vols kan jouw (persoons-)gegevens uitwisselen binnen haar diverse groepen. Daarbij zijn zowel bestuursleden als vrijwilligers betrokken. TWC Vols legt hen geheimhouding op en zorgt voor een adequate beveiliging van jouw gegevens.
Het doel van de verwerking van jouw persoonsgegevens kan met zich meebrengen dat wij persoonsgegevens delen met andere organisaties.
Voor de volgende processen, producten en diensten schakelt TWC Vols verwerkers en eventueel subverwerkers in:
- hosting van de website(s) van TWC Vols;
- ledenadministratie en financiële administratie van TWC Vols
- leveranciers, sponsoren van goederen die behoren bij het lidmaatschap {club kleding, kortingsacties}
- communicatie (waaronder e-mail nieuwsbrieven social media);
- inschrijving voor toertochten
- Uitvoeren van opleidingen ;
- Registratie van meldingen c.q. incidenten op het gebied van seksuele intimidatie en overig grensoverschrijdend gedrag in het Case Management Systeem Sport (CMSS);
- Uitvoering van tuchtrecht via Stichting Instituut Sportrechtspraak (ISR).
TWC Vols zorgt ervoor dat haar beveiligingsbeleid en de uitvoering daarvan tenminste voldoet aan het criterium van ‘passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen’ als bepaald in artikel 32 van de AVG.
TWC Vols garandeert dat er in het kader van de uitvoering van de in deze overeenkomst opgesomde doeleinden geen persoonsgegevens worden verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte (EER), althans, dat als dat het geval zou zijn de verwerking geschiedt met inachtneming van de binnen de EER geldende regelgeving.
Fotografie tijdens clubritten evenementen
Bij evenementen en clubritten van TWC Vols kunnen foto’s en/of video’s gemaakt worden. Doel hiervan is het promoten van de wielersport in het algemeen, TWC Vols of specifiek het betreffende evenement. Bij deelname aan het evenement of clubrit ga je akkoord met het publiceren van dergelijk beeldmateriaal.
Daarnaast schakelen sommige organisaties zelf partijen in om tijdens het evenement foto’s en/of video’s van deelnemers te maken. Door deelname ga je ermee akkoord dat je mogelijk op beeld wordt vastgelegd. Indien je dat niet wilt dien je met de organisatie van het evenement contact op te nemen.
Cookies
TWC Vols gebruikt alleen technische, functionele en analytische cookies die geen inbreuk maken op je privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen. Het gevolg kan dan echter zijn dat bepaalde onderdelen minder of niet meer toegankelijk voor je zijn.
Een vraag of klacht?
Heb je een vraag of een klacht? Neem dan contact op met ons via info@twcvols.nl
Bij het indienen van een vraag of klacht wordt de betreffende correspondentie opgenomen in de club administratie. Doel daarvan is het afhandelen van de klacht en het verbeteren van toekomstige dienstverlening.
Meldingen seksuele intimidatie en grensoverschrijdend gedrag
TWC Vols voert in het Case Management Systeem Sport (CMSS) van het Centrum Veilige Sport Nederland via de NTFU persoonsgegevens in naar aanleiding van signalen, meldingen c.q. incidenten op het gebied van seksuele intimidatie en overig grensoverschrijdend gedrag van leden. Deze informatie heeft als doel te komen tot een veilige(r) sportomgeving, sportbeoefening en om opvolging te kunnen geven aan een melding. Deze gegevens mogen en zullen niet door de NTFU noch door Centrum voor Veilige Sport Nederland voor andere doeleinden dan hiervoor beschreven worden aangewend en worden ook niet aan derden verstrekt in welk vorm dan ook. Gegevens die gedeeld worden zijn NAW-gegevens, e-mailadres en/of telefoonnummer en persoonsgegevens die je zelf (als onderdeel van de melding) meedeelt in de communicatie.
Tuchtrecht
TWC Vols heeft de uitvoering van het tuchtrecht uitbesteed aan het Internationaal Instituut voor de Sportrechtspraak (ISR). Op verzoek van de ISR delen we persoonsgegevens met ISR. De ISR is verantwoordelijk voor het voldoen aan de wettelijke eisen.
Je gegevens inzien, aanpassen of verwijderen?
TWC Vols neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op via info@twcvols.nl.
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen en overdracht daarvan te krijgen.
Heb je overige vragen? Dan kan je ons bereiken via een van de onderstaande kanalen:
E: info@twcvolsw.nl
adres: ir. Melotenstraat 7
6291 HD Vaals
Dit privacybeleid is voor het laatst bijgewerkt in januari 2026.